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Abläufe

Aus einer Mail wird ein Ticket

Sie verbinden ein eigenes Postfach, und was dort ankommt, landet im Posteingang. Eine Automation entscheidet dann, was daraus wird: eine Aufgabe für eine bestimmte Person, in einer bestimmten Spalte, mit dem Anhang der Mail daran. Das Beispiel hier ist eine Rechnung, die in einem Buchhaltungspostfach eintrifft.

  1. 01

    Postfach verbinden

    Im Posteingang gehen Sie auf Postfächer und tragen Adresse, Server, Benutzername und Passwort ein. Diese Angaben bekommen Sie von Ihrem Mailanbieter. Prüfen Sie die Verbindung mit dem Knopf daneben, bevor Sie speichern: dann wissen Sie sofort, ob etwas fehlt.

  2. 02

    Ordner und Port richtig setzen

    Zwei Angaben führen fast alle Fehlversuche herbei. Der Ordner heißt INBOX, auch wenn Ihr Mailprogramm ihn Posteingang nennt: INBOX ist der technische Name, den jeder Mailserver versteht. Und Port und Verschlüsselung gehören zusammen, Port 993 verschlüsselt, Port 143 nicht. Ändern Sie den Port, stellt ankero die Verschlüsselung passend mit ein.

  3. 03

    Entscheiden, wie weit zurück

    Beim Verbinden wählen Sie, ob nur neue Mails geholt werden oder auch die der letzten sieben oder dreißig Tage. Ohne diese Wahl bliebe genau die Mail liegen, wegen der Sie das Postfach gerade verbinden.

  4. 04

    Regel bauen

    Unter Automationen legen Sie einen Ablauf an und wählen als Auslöser den Posteingang. Dort geben Sie an, woran Sie die Mail erkennen: das Postfach Buchhaltung, dazu das Wort Rechnung im Betreff oder einfach nur mit Anhang. Mehrere Suchwörter trennen Sie durch Komma, etwa Rechnung, Invoice, Bill: dann genügt eines davon. Verschiedene Felder müssen dagegen alle zutreffen.

  5. 05

    Aufgabe anlegen lassen

    Als Aktion wählen Sie Aufgabe anlegen. Sie bestimmen Titel und Beschreibung, wobei Sie Angaben aus der Mail einsetzen können, dazu die zuständige Person, die Spalte auf dem Board und eine Frist in Tagen. Mit einem Häkchen hängen Sie die Anhänge der Mail an das Ticket.

  6. 06

    Nachsehen, was passiert ist

    Im Posteingang öffnen Sie die Mail und sehen darunter, welche Automation gelaufen ist und welches Ticket dabei entstanden ist. Von dort kommen Sie mit einem Klick zur Aufgabe.

Gut zu wissen

  • Sagt der Verbindungstest, der Ordner sei nicht gefunden worden, tragen Sie INBOX ein. Deutsche Ordnernamen wie Posteingang sind die Anzeige in Ihrem Mailprogramm, nicht der Name auf dem Server.
  • Sagt er, der Server sei nicht erreichbar, obwohl Sie ihn erreichen: dann passen meist Port und Verschlüsselung nicht zusammen.
  • Der Abruf läuft alle paar Minuten, nicht in dem Moment, in dem die Mail eintrifft. Zwischen Eingang und Ticket liegen also einige Minuten.
  • ankero liest Ihr Postfach nur. Nichts wird dort gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert. Gelesen heißt immer: hier in ankero gelesen.
  • Manche Anbieter verlangen für den Zugriff ein eigenes App-Passwort statt Ihres normalen. In Firmen ist der Zugriff mitunter ganz gesperrt, dann hilft nur Ihre Systembetreuung.
  • Nicht jeder Anhang wird übernommen. Zugelassen sind die üblichen Dokument- und Bildformate; was nicht durchkommt, steht als Hinweis an der Nachricht, damit Sie nichts vermissen, ohne es zu merken.